Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

KHN
KHN in actie! #BlackMonday: final sale horeca

Koninklijke Horeca Nederland (KHN) lanceert de landelijke campagne #BlackMonday, die op maandag 7 december van start gaat. Onder de noemer #BlackMonday worden horecaondernemers opgeroepen deel te nemen aan de landelijke actie. Met de campagne wil KHN duidelijk maken dat als de overheid niet per omga ...

Wet- en regelgeving
Cao horeca verlengd tot eind 2021

FNV Horeca, CNV Vakmensen en werkgeversorganisatie Koninklijke Horeca Nederland (KHN) zijn overeengekomen de huidige cao in de horeca met een jaar te verlengen onder gelijke voorwaarden. De drie partijen zijn het er over eens dat d ...

Corona
"Honderden miljoenen voor horeca en cultuur"

Haagse bronnen melden aan de NOS dat sectoren die flink geraakt zijn door de coronacrisis en daardoor een zeer groot omzetverlies lijden, kunnen rekenen op honderden miljoenen steun vanuit Den Haag. Volgens de NOS zet het kabinet de komende dagen de puntjes op de i. Bedrijven die meer dan 70 proc ...

Interview Digitaal Ondernemen
Horecamarketing op socials: influencers als spin in het web

Bij een goede marketingstrategie mag social media niet ontbreken. Wil je verzekerd zijn van een groot bereik, dan kun je haast niet om ‘influencers’ heen. Die influencers vind je op Youtube, op hun eigen blogs, Facebook, Instagram, Snapchat of TikTok. Wie een influencer inzet, meestal te ...

KHN Corona
Deel van de horeca dreigt op 17 januari open te gaan, ondanks maatregelen

Vorige week kondigden verschillende horecaondernemers aan om hun zaken op 17 januari te willen openen, ongeacht de dan geldende maatregelen. Zij hebben zojuist verkondigd tegenover Omroep Brabant dat ze het vertrouwen in het kabinet hebben opgezegd en hoe dan ook zullen openen op 17 januari. Omd ...

Economie Corona
Horeca na kunst en cultuur meest pessimistisch over economische vooruitzichten

De vooruitzichten van het Nederlandse bedrijfsleven over de eigen verkopen op de korte termijn zijn sinds de zomer sterk verslechterd. De economie zal naar verwachting tijdelijk weer een stap terug moet doen. Vooral de commerciële dienstverlening heeft pessimistischere verwachtingen voor de kom ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Etiquette in de horeca
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: