Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Awards Mensen
Restaurant De Wachter is beste Euro-Toques Restaurant van Nederland

Restaurant De Wachter in Alblasserdam is de winnaar van beste Euro-Toques Restaurant van Nederland. Dit is bekend gemaakt tijdens de eerste beursdag van Gastvrij Rotterdam op maandag 18 september. Naast De Wachter waren ook Het Spijshuys in Boornbergum en De Mandemaaker in Bunschoten-Spakenburg geno...

OTA's Airbnb
Restaurants nu ook te boeken via app Airbnb

Gebruikers van de app van Airbnb kunnen in de Verenigde Staten vanaf nu ook restaurants reserveren. Dit gaat via Resy, een dienst waar Airbnb eerder dit jaar in investeerde. Airbnb begint begint met de dienst in zestien steden, waaronder New York en Los Angeles. In totaal kunnen gebruikers kiezen...

Awards Ondernemen
Drie horecabedrijven winnen online challenge 'Boost je omzet!'

Het Thon Hotel in Rotterdam, restaurant Zeeën van Tijd in Roosendaal en Snackbar Kitsy’s in Alkmaar gaan de uitdaging aan. Zij zijn de drie winnaars van de beursactie van Boost je omzet! op Gastvrij Rotterdam. Van maandag 18 tot en met woensdag 20 september 2017 was het team van deze onli...

SVH
Eerste Leermeesterdag FNV Horeca en SVH groot succes

FNV Horeca en Stichting Vakbekwaamheid Horeca (SVH) hebben 19 september tijdens Gastvrij Rotterdam de eerste editie van de FNV/SVH Leermeesterdag georganiseerd. Een dag met inspirerende sprekers en leerzame workshops (verzorgd door branche-erkende opleiders HSN en Picabia), waarbij het motiveren van...

Achtergronden
Overvaltraining helpt om criminaliteit in de horeca voor te zijn

Op 9 oktober gaat de Week van de Veiligheid van start. Het nemen van de juiste preventieve maatregelen is de eerste stap om de kans op criminaliteit in uw zaak te verkleinen. Denk bijvoorbeeld aan een overvaltraining voor u en uw medewerkers. Wij spraken met Hendrik-Jan Kaptein van het Centrum voor ...

Events Horeca
Horecabeurs Gastvrij Rotterdam groeit in omvang

Gastvrij Rotterdam kijkt terug op een uitermate succesvolle vijfde editie waarin opnieuw tal van records zijn gebroken. Met 400 exposanten en 150 prestigieuze wedstrijden, uitreikingen, proeverijen en demonstraties konden de 12.736 bezoekers zich drie dagen lang in Rotterdam Ahoy oriënteren op ...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2017 - Uitgeverij PS

Uitgave door: