Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Bier Events
Bijna 450 bieren in 5e Dutch Beer Challenge

Op woensdag 20 maart 2019 is Rotterdam weer een dag de bierhoofdstad van Nederland. Dan wordt in Arminius congres- en debatcentrum voor de vierde keer de ‘Dutch Beer Challenge’ georganiseerd. Alle ruim 650 Nederlandse brouwerijen en brouwerijhuurders zijn benaderd en velen hebben &eacut...

Economie KHN
Oproep KHN voor Provinciale Staten-verkiezingen: voorkom overaanbod horeca

De afgelopen tien jaar nam het aantal horecazaken in Nederland explosief toe. Het aantal groeide met 13 procent naar ruim 43000 zaken. KHN is blij met deze ontwikkeling en ziet ook voor de toekomst nog ruimte voor extra horeca. Maar in steeds meer binnensteden ontstaat overaanbod van horeca, vooral ...

Achtergronden Restaurant
Download nu de maarteditie van De RestaurantKrant

De maarteditie van De RestaurantKrant is uit! Niet alleen hebben we een fonkelnieuw design, maar we spreken ook nog eens met de eigenaren van restaurant Flicka in Kerkdriel. Het restaurant ontving onlangs zijn eerste Michelinster. Klik hier om de uitgave te downloaden (je hoeft enkel je e-mailadres ...

Tech Interview
''Bij De Beren hebben we nu al twaalf marketingmedewerkers nodig''

Marjolein Mens is communicatieadviseur bij restaurantketen De Beren. De restaurantketen heeft de social media campagnes uitstekend op orde en pakt de marketingactiviteiten professioneel aan. Hoe gaat dat in zijn werk bij zo’n succesvolle keten? Marjolein: “We hebben hier op kantoor een h...

Michelin Interview
Interview: Posthoorn in Monnickendam, al tien jaar een Michelinster

De Posthoorn, ML in Haarlem, Bij Jef en Kaatje bij de Sluis, allen restaurants met een Michelinster en een hotel, maar wel in die volgorde. Waar instituten als Château Neercanne en het Amstel Hotel hun ster de afgelopen jaren kwijt raakten, lijken de ‘kleine’ hotels te overleven in...

Opening Rotterdam
Voor dit nieuwe restaurant moet je een toegangskaartje kopen

Op 16 mei openden Frank en Hans Mosselman – de mannen achter Food for Thought en Rotterdamse pop-ups Á La Plancha en De Swarte Leeuw – de deuren van Food Club Rotterdam (FC Rotterdam). In de voormalige kantine van Croonwolter&dros elektrotechniek in verzamelgebouw De KROON Rot...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: