Kosten besparen met een goede boekhouding

28 juni 2017 | José Mast

Boekhouden, dat doe je toch voor de fiscus? Dat is wat vooral beginnende ondernemers denken. Maar ervaring leert dat een goede registratie goud waard is. Kloppende cijfers zijn niet alleen voer voor belastinginspecteurs, maar bieden ook een schat aan informatie voor de ondernemer. Twee horeca-accountants adviseren.

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN DE RESTAURANTKRANT

Een geoliede boekhouding die doelmatig en consequent wordt bijgehouden is een zeldzaamheid in de horeca, weten horeca-accountants. En dat is zonde. “Een succesvolle restaurateur heeft actuele en betrouwbare managementinformatie nodig. De belangrijke KPI’s zijn omzet, bruto marge en personeelskosten. Een ondernemer die daarop stuurt heeft meer dan 90 procent kans op succes. Ik heb vijf of zes klanten die het netjes doen. Die zie je winstgevender worden.” Dat zegt Mark Tamsma, directeur van Horeca Accountancy in Rotterdam. De lastigste en tegelijkertijd invloedrijkste van deze drie factoren is de bruto marge. “Ga maar na. Een afwijking van de bruto marge van 2 procent betekent bij een omzet van 8 ton maar liefst 16.000 euro. Dat zijn harde knikkers, waar je graag grip op wilt hebben.”

Bonnetjes op de foto
Om de bruto marge elke maand inzichtelijk te hebben, is een goede boekhouddiscipline noodzakelijk. Aangezien de bruto marge tot stand komt op basis van facturen van verschillende leveranciers, komt daar heel wat bij kijken. Eén ontbrekende factuur kan al leiden tot verkeerde conclusies. 

Een eerste vereiste is alle facturen digitaal te laten versturen op maandbasis. Door alle leveranciers het juiste mailadres te geven, kun je de facturen rechtstreeks bij het boekhoudpakket laten binnenkomen. Vraag ook lokale leveranciers op deze manier te werken. 

De grootste valkuil zijn de kleine bonnetjes, die iedere horecaondernemer kent. “De rabarber is op en de kok neemt even wat geld uit de kassa om bij de supermarkt rabarber te kopen. In veel gevallen verdwijnt zo’n aankoop uit de administratie. Als dat één keer gebeurt, is dat nog niet zo erg, maar bij de meeste restaurants gebeurt het vaker,” weet Mark Tamsma.

Het beste is om contant betaalde impulsaankopen te beperken. Maar als je dan toch een papieren bonnetje hebt: elk boekhoudpakket heeft de mogelijkheid om er een foto van te maken om het zo toch in digitale boekhouding op te nemen. “Vraag de kok en ander personeel om daar een gewoonte van te maken,” drukt Tamsma ondernemers op het hart.

Bederf registreren
Niet alle inkopen leiden tot verkopen. Dat is niet alleen jammer, maar ook vertroebelend voor je boekhouding. Een goede registratie voorkomt dit. Boek weggegooide biefstukken onder bederf. Ze beïnvloeden dan niet de bruto marge. Om dezelfde reden moeten personeelsconsumpties altijd als eigen gebruik worden aangeslagen op de kassa en dat wordt nog wel eens vergeten. Als het gaat om frisdrank is dat op te lossen door voor het personeel PET-flessen te kopen, zodat het onderscheid duidelijk is. Maar koffie en thee is meestal niet te scheiden. Tamsma: “Aan het begin van de shift gaat het vaak nog goed, maar in de hectiek vergeten medewerkers het vaak. Ondernemers zelf doen het vaak geen haar beter. Zelf het goede voorbeeld geven is een eerste vereiste.”

Hou de fiscus op afstand
Op een extra controle door de Belastingdienst zit niemand te wachten. Het boekenonderzoek bij de accountant kan zo twee à drie dagen duren, met alle kosten van dien. Een nette boekhouding en goede betaalgewoonten kunnen de controles tot een minimum beperken, zegt Joyce den Harder, accountant bij Euregio Habetsroyen in Valkenburg. “De fiscus controleert digitaal. Daarbij let hij op de bruto marge, of die stabiel is en in lijn met het branchegemiddelde. Schommelt de marge of is die lager dan het branchegemiddelde, dat zijn dat triggers voor een extra controle. Zorg dus dat eigen gebruik of bederf je marge niet vertroebelen.”

Ondernemers die het eigen gebruik niet kunnen bewijzen, lopen het risico op een naheffing omzetbelasting, inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting. De accountant kan de schade soms beperken, maar ook dat brengt kosten met zich mee. Een gedisciplineerde registratie kan veel ellende voorkomen. 

Dubbel werk voorkomen
Joyce den Harder schat dat tachtig procent van de restaurants die zij als klant heeft werken met een kassasysteem. “Dat is handig, want dan is de dagomzet meteen geregistreerd, inclusief contante betalingen. Het is geen hogere wiskunde. Je hoeft maar één keer je omzetgroepen en betaalmogelijkheden in te stellen, inclusief kortingsbonnen, en je kunt er probleemloos mee werken. Een kasverschil zie je nog dezelfde dag, zodat je meteen je personeel daarop kunt aanspreken.”

De keerzijde is dat maar tien procent van deze ondernemers de kassa gebruikt waarvoor die is bedoeld: een koppeling maken met het kasboek. “Daardoor halen veel bedrijven zich extra werk op de hals. Een koppeling bespaart tijd en geld, want ook de boekhouder hoeft hierdoor minder uren te maken. Bovendien maak je een betere beurt wanneer de Belastingdienst op controle komt. Het kasboek moet dagelijks actueel zijn, dus wanneer je de laatste maand nog moet bijwerken, is dat niet in je voordeel.”

Boekhouden is dus geen noodzakelijk kwaad, maar een onmisbaar onderdeel van je onderneming. Een goede boekhouding leidt tot gezondere bedrijven die langer blijven bestaan.

Tip van Joyce den Harder

Hou niet alleen je omzet bij, maar ook de omstandigheden, zoals het weer, feestdagen en evenementen. Dan heb je voor volgend jaar een geheugensteuntje voor je inkoop en je personeelsinzet. 

Tip van Mark Tamsma

Werk gerust met lokale leveranciers, maar stel als voorwaarde dat ze maandelijks en digitaal factureren.

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Opening Restaurant
Bar-restaurant IJver opent zomer 2019

In de zomer van 2019 opent IJver haar deuren in de voormalige Scheepsbouwloods op de NDSM-werf in Amsterdam-Noord. Er wordt hard gewerkt aan dit robuuste restaurant met een eigenzinnige menu- en drankenkaart. Op deze iconische locatie met een groot binnen- en buitenterras kunnen gasten staks geniete...

Food trends Vega
Populariteit vlees- en visvrije thuisbezorgmaaltijden stijgt

Afgelopen week namen zeker 57.600 Nederlanders deel aan de tweede editie van de Nationale Week Zonder Vlees. Een initiatief dat Nederlanders inspireerde om van 11 tot 17 maart een week lang geen vlees (en vis) te eten, en in plaats daarvan de verrassende mogelijkheden van de plantaardige keuken te o...

Bier Events
Bijna 450 bieren in 5e Dutch Beer Challenge

Op woensdag 20 maart 2019 is Rotterdam weer een dag de bierhoofdstad van Nederland. Dan wordt in Arminius congres- en debatcentrum voor de vierde keer de ‘Dutch Beer Challenge’ georganiseerd. Alle ruim 650 Nederlandse brouwerijen en brouwerijhuurders zijn benaderd en velen hebben &eacut...

Economie KHN
Oproep KHN voor Provinciale Staten-verkiezingen: voorkom overaanbod horeca

De afgelopen tien jaar nam het aantal horecazaken in Nederland explosief toe. Het aantal groeide met 13 procent naar ruim 43000 zaken. KHN is blij met deze ontwikkeling en ziet ook voor de toekomst nog ruimte voor extra horeca. Maar in steeds meer binnensteden ontstaat overaanbod van horeca, vooral ...

Achtergronden Restaurant
Download nu de maarteditie van De RestaurantKrant

De maarteditie van De RestaurantKrant is uit! Niet alleen hebben we een fonkelnieuw design, maar we spreken ook nog eens met de eigenaren van restaurant Flicka in Kerkdriel. Het restaurant ontving onlangs zijn eerste Michelinster. Klik hier om de uitgave te downloaden (je hoeft enkel je e-mailadres ...

Tech Interview
''Bij De Beren hebben we nu al twaalf marketingmedewerkers nodig''

Marjolein Mens is communicatieadviseur bij restaurantketen De Beren. De restaurantketen heeft de social media campagnes uitstekend op orde en pakt de marketingactiviteiten professioneel aan. Hoe gaat dat in zijn werk bij zo’n succesvolle keten? Marjolein: “We hebben hier op kantoor een h...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: