Moet je digitale kassagegevens bewaren?

11 november 2015 |
Moet je digitale kassagegevens bewaren?

Op de vraag 'Moet je als horeaondernemer digitale kassagegevens bewaren?' is het antwoord 'ja'. Digitale detailgegevens uit
een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Belangrijk is dat de ondernemer door de Hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat staat hierover in de wet?
De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR art. 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens en om deze bij controle aan te leveren bij de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?
Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering. Het nakijken van controlerollen zou teveel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Vandaar de uitspraak dat detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren, wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet, voorziet in de wettelijke bewaarplicht, maar geeft ook inzicht in omzet en voorraad en faciliteert in controle op het personeel. Deze zekerheden bieden een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare bedrijfsvoering.

Kijk voor meer informatie op www.keurmerkafrekensystemen.nl
Christel Tuin

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Digitaal Ondernemen
December: Alles over digitaal ondernemen

De horeca is dicht. Dat betekent niet dat er niets gebeurt. Afhalen, bezorgen, pakketten samenstellen, online kookcursussen en bierproeverijn organiseren: De horeca staat verre van stil. Het digitale landschap geeft de horeca op dit moment de tools in handen om omzet te genereren. Nu fysiek conta ...

Economie Coronacrisis
Horecapersoneel slachtoffer van coronacrisis

Horeca- en cateringbedrijven ervaren pittige tijden. Tegen de stroom in proberen ze omzet te draaien en bezoekers aan te trekken. Dit blijkt uit onderzoek van Foodservice Community en GROUP7 onder bijna 600 horeca-, fastservice- (dit zijn broodjeszaken en frituren) en cateringprofessionals, dat tuss ...

Awards Culinair
Mark Captein van Orangerie De Pol is Chef van het Jaar bij JRE

Mark Captein, die samen met zijn partner Marjolein van der Ham Orangerie De Pol runt in Doetinchem, is door restaurantvereniging JRE-Nederland uitgeroepen tot Chef van het Jaar. ‘Ik ben verrast en enorm trots op deze prijs’. JRE-Nederland is een van de toonaangevende restaurantverenig ...

Hotelketens
Van der Valk Hotel Amersfoort start 'restaurant take over'

Nu restaurants gesloten zijn, maar hotels wel nog open mogen, is Van der Valk Hotel Amersfoort-A1 een samenwerking gestart met lokale restaurants in Amersfoort. Een zogenoemde restaurant take over. Zo krijgen de koks van bekende restaurants in Amersfoort de mogelijkheid om hun gerechten klaar te mak ...

Achtergronden
Zonder horeca blijven er maar weinig openbare toiletten over

Op 19 november was het Wereld Toiletdag. Een dag waarop de app HogeNood samen met de Maag Lever Darm Stichting in kaart brengt wat de meest toiletvriendelijke gemeenten van Nederland zijn. De jaarlijkse ranking laat drastische verschillen zien met en zonder horeca, want zoals jullie weten is de hore ...

Financieel Ondernemen
Aftrekbare kosten in je restaurant

Als ondernemer maakt u het hele jaar door kosten. Van de meeste kosten is het duidelijk dat u deze kunt aftrekken van uw winst. Denk bijvoorbeeld aan de huur van de ruimte voor uw restaurant. Er zijn echter ook kosten waarbij dit minder voor de hand ligt, zoals de kosten voor werkkleding of een maal ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Etiquette in de horeca
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: