Slim Inkopen: Kassadata wijzen de weg

22 september 2017 | José Mast

Goed inkopen is een kwestie van de juiste gegevens paraat hebben én van fingerspitzengefühl. Een geautomatiseerd systeem kan helpen, maar dat is nog wat anders dan inkopen op de automatische piloot. Met de gegevens uit de kassa en aandacht voor de omloopsnelheid komt de kleine caféondernemer ook een heel eind. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Horeca-automatisering neemt een grote vlucht. Geen wonder, want er is een schat aan gegevens uit te halen. Door de verkopen in het verleden te koppelen aan bijvoorbeeld weersomstandigheden, kun je beter voorspellen wat de verkopen van vandaag zullen worden en wat je de komende week aan voorraad nodig hebt. Het kassasysteem is hierbij een handig hulpmiddel, maar wie wil kan nog veel meer automatiseren, ook voorraadbeheer en personeelsplanning.

Uit de praktijk: Burgers’ Zoo
Tot een jaar of drie geleden deden de horecamanagers van Burgers’ Zoo veel op gevoel. Als het gisteren druk was, lieten ze ook voor vandaag een grote hoeveelheid broodjes klaarmaken. Soms was dat precies genoeg, veel vaker was het te weinig of te veel. De afgelopen jaren heeft het dierenpark verbluffende resultaten behaald met een geautomatiseerd systeem. Ze voerden vijf jaar horecahistorie van het dierenpark in de computer in, zoals de verkoopaantallen van alle producten, bezoekersaantallen etc. Het systeem koppelt daaraan de weersomstandigheden, vrije dagen en vakanties in Nederland en Duitsland. Vervolgens voorspelt het systeem iedere dag hoeveel broodjes, ijsjes, cola en gebak er nodig waren. General manager horeca Addie Roelofsen: “Die voorspelling klopt bijna altijd. Het verschil met de werkelijkheid is nooit groter dan 10 procent. Het voordeel voor ons is dat we precies weten hoeveel verse producten we vooraf kunnen klaarmaken, zonder het risico te lopen dat we een groot deel moeten weggooien.”

Het systeem voorspelt niet alleen de verkopen, maar ook het aantal benodigde personeelsleden. Al met al zijn de besparingen enorm. Roelofsen: “Ik praat niet over harde euro’s, maar ik kan wel zeggen dat het ons tonnen heeft gescheeld. Vooral aan personeelskosten, maar ook aan voorraadbeheer, waste en inkoop. Alles wat je in huis hebt, moet je betalen. Dat is dode voorraad. Daarom zijn wij van 45 naar 10 leveranciers teruggegaan. Bovendien moet een leverancier voorraadhoudend zijn, waardoor we nog maar een kwart van de magazijnruimte nodig hebben.”

Inkooplessen

Tot zover de praktijk in het dierenpark. Maar wat heeft dat te maken met de inkoop van een doorsnee café? Uit het voorbeeld van Burgers’ Zoo zijn de volgende lessen te trekken.

Combineer gevoel met een cijfermatige onderbouwing. Als je het druk hebt, lijkt het alsof je van alles méér verkoopt. Maar komt dat omdat er daadwerkelijk meer wordt besteld of omdat er een personeelslid minder is? De kassa is een goed hulpmiddel om het bewijs te leveren in harde verkoopcijfers.
Ga op gezette tijden met een kladblokje de kelder in om de voorraad in ogenschouw te nemen. Dat geeft meer en andere informatie dan de voorraad in de computer. Wat zijn de winkeldochters, waarop het stof zich ophoopt? Welke schappen zijn altijd leeg, welke dozen gehaast opengerukt? Ook bij Burgers’ Zoo houdt een magazijnmeester op die manier wekelijks de vinger aan de pols.
Ken de omloopsnelheid van de producten. Drie schapjes icetea in de koelkast is niet efficiënt als icetea geen hardloper is. Te veel citroenen vooraf snijden, leidt tot kwaliteitsverlies of weggooien. Denk ook aan verse munt en cocktailgarneringen: hou er geen grotere voorraad van aan dan nodig is. 

Feeling voor foefjes
Inmiddels gebruikt Burgers’ Zoo het bejubelde, maar tevens kostbare systeem niet meer. Roelofsen: “We hebben inmiddels zoveel feeling gekregen voor de pieken en dalen, dat we nu zelf kunnen inschatten wat we nodig hebben op een dag. Als het morgen ongeveer hetzelfde weer wordt als vandaag, dan weten we dat de verkopen ongeveer op dat niveau zullen liggen. Ook weten we dat we op bepaalde dagen van de week nu eenmaal meer verkopen dan op andere. Dat zijn foefjes waarmee we tegenwoordig dagelijks rekening houden.” 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Michelin
Videoportret: Mauro Colagreco, de beste chef ter wereld

Mauro Colagreco mag zich een jaar lang de beste chef ter wereld noemen. De geboren Argentijn met Italiaanse roots leerde koken van Alain Ducasse en Alain Passard, runt restaurants in China en opende in 2006 Mirazur, dat vandaag werd uitgeroepen tot beste restaurant ter wereld. Het is meteen een p...

Opening Interview
Bagels & Beans opent eerste aGoGo in Hoog Catharijne Utrecht

Speciaal voor wie wel wil genieten, maar niet wil wachten, opent op donderdag 4 juli de allereerste Bagels & Beans aGoGo: de bekende belegde bagels en prijswinnende Panamese koffie, maar dan sneller. Naast dit compleet nieuwe concept krijgt winkelcentrum Hoog Catharijne in Utrecht ook een &lsquo...

Awards Mensen
De Librije terug in mondiale top 50

De Librije is terug in de top 50 van beste restaurants ter wereld. Het restaurant van Jonnie en Thérèse Boer is terug te vinden op plaats 46. De Britse uitgeverij William Reed Business Media publiceert jaarlijks een lijst met de vijftig bete restaurants ter wereld. Op nummer é&e...

Awards Duurzaamheid
Finalisten Gaia Green Awards 2019 bekend

De vakjury van de Gaia Green Awards heeft vandaag de 3 finalisten per categorie bekend gemaakt. De volgende horecabedrijven zijn doorgedrongen tot de finale van de Gaia Green Awards 2019: Strandpaviljoens - Nautilus aan Zee (Egmond aan Zee / NL) - The Shore (Scheveningen / NL) - Sjoerd (...

Restaurant
Bistro Croquant sluit zich aan bij Maastricht Culinair

Bistro Croquant in Maastricht sluit per 1 juli 2019 aan bij Maastricht Culinair. Eigenaar Roland Philipsen is verheugd dat zijn kwaliteitsbistro binnen twee jaar na de opening onderdeel uitmaakt van het samenwerkingsverband voor de betere restaurants en smaakmakers in Maastricht en omgeving. Bist...

Awards Mensen
Rosalie Theunissen winnaar Klasbak Trofee 2019

Op maandag 24 juni ontving Rosalie Theunissen tijdens het Slotdiner van Tour Culinair in sterrenrestaurant One in Roermond de Klasbak Trofee 2019. Met het jaarlijks uitreiken van de Trofee willen Tour Culinair en SVH het belang van het overdragen van vakkennis in de horeca positief onder de aandacht...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Etiquette in de horeca
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: