Slim Inkopen: Kassadata wijzen de weg

22 september 2017 | José Mast

Goed inkopen is een kwestie van de juiste gegevens paraat hebben én van fingerspitzengefühl. Een geautomatiseerd systeem kan helpen, maar dat is nog wat anders dan inkopen op de automatische piloot. Met de gegevens uit de kassa en aandacht voor de omloopsnelheid komt de kleine caféondernemer ook een heel eind. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Horeca-automatisering neemt een grote vlucht. Geen wonder, want er is een schat aan gegevens uit te halen. Door de verkopen in het verleden te koppelen aan bijvoorbeeld weersomstandigheden, kun je beter voorspellen wat de verkopen van vandaag zullen worden en wat je de komende week aan voorraad nodig hebt. Het kassasysteem is hierbij een handig hulpmiddel, maar wie wil kan nog veel meer automatiseren, ook voorraadbeheer en personeelsplanning.

Uit de praktijk: Burgers’ Zoo
Tot een jaar of drie geleden deden de horecamanagers van Burgers’ Zoo veel op gevoel. Als het gisteren druk was, lieten ze ook voor vandaag een grote hoeveelheid broodjes klaarmaken. Soms was dat precies genoeg, veel vaker was het te weinig of te veel. De afgelopen jaren heeft het dierenpark verbluffende resultaten behaald met een geautomatiseerd systeem. Ze voerden vijf jaar horecahistorie van het dierenpark in de computer in, zoals de verkoopaantallen van alle producten, bezoekersaantallen etc. Het systeem koppelt daaraan de weersomstandigheden, vrije dagen en vakanties in Nederland en Duitsland. Vervolgens voorspelt het systeem iedere dag hoeveel broodjes, ijsjes, cola en gebak er nodig waren. General manager horeca Addie Roelofsen: “Die voorspelling klopt bijna altijd. Het verschil met de werkelijkheid is nooit groter dan 10 procent. Het voordeel voor ons is dat we precies weten hoeveel verse producten we vooraf kunnen klaarmaken, zonder het risico te lopen dat we een groot deel moeten weggooien.”

Het systeem voorspelt niet alleen de verkopen, maar ook het aantal benodigde personeelsleden. Al met al zijn de besparingen enorm. Roelofsen: “Ik praat niet over harde euro’s, maar ik kan wel zeggen dat het ons tonnen heeft gescheeld. Vooral aan personeelskosten, maar ook aan voorraadbeheer, waste en inkoop. Alles wat je in huis hebt, moet je betalen. Dat is dode voorraad. Daarom zijn wij van 45 naar 10 leveranciers teruggegaan. Bovendien moet een leverancier voorraadhoudend zijn, waardoor we nog maar een kwart van de magazijnruimte nodig hebben.”

Inkooplessen

Tot zover de praktijk in het dierenpark. Maar wat heeft dat te maken met de inkoop van een doorsnee café? Uit het voorbeeld van Burgers’ Zoo zijn de volgende lessen te trekken.

Combineer gevoel met een cijfermatige onderbouwing. Als je het druk hebt, lijkt het alsof je van alles méér verkoopt. Maar komt dat omdat er daadwerkelijk meer wordt besteld of omdat er een personeelslid minder is? De kassa is een goed hulpmiddel om het bewijs te leveren in harde verkoopcijfers.
Ga op gezette tijden met een kladblokje de kelder in om de voorraad in ogenschouw te nemen. Dat geeft meer en andere informatie dan de voorraad in de computer. Wat zijn de winkeldochters, waarop het stof zich ophoopt? Welke schappen zijn altijd leeg, welke dozen gehaast opengerukt? Ook bij Burgers’ Zoo houdt een magazijnmeester op die manier wekelijks de vinger aan de pols.
Ken de omloopsnelheid van de producten. Drie schapjes icetea in de koelkast is niet efficiënt als icetea geen hardloper is. Te veel citroenen vooraf snijden, leidt tot kwaliteitsverlies of weggooien. Denk ook aan verse munt en cocktailgarneringen: hou er geen grotere voorraad van aan dan nodig is. 

Feeling voor foefjes
Inmiddels gebruikt Burgers’ Zoo het bejubelde, maar tevens kostbare systeem niet meer. Roelofsen: “We hebben inmiddels zoveel feeling gekregen voor de pieken en dalen, dat we nu zelf kunnen inschatten wat we nodig hebben op een dag. Als het morgen ongeveer hetzelfde weer wordt als vandaag, dan weten we dat de verkopen ongeveer op dat niveau zullen liggen. Ook weten we dat we op bepaalde dagen van de week nu eenmaal meer verkopen dan op andere. Dat zijn foefjes waarmee we tegenwoordig dagelijks rekening houden.” 

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Bier Duurzaamheid
Heineken wil 15 procent minder water verbruiken

Heineken ambieert om zijn watergebruik in waterarme regio's zoals spanje en Ethiopië met 15 procent omlaag te brengen, voor minder waterschaarse regio's streven zij naar tien procent. Niet alleen dat maar ze willen ook duurzamer handelen door middel van het hergebruik van afvalwater, he...

Columns Blog
Column restaurateur Sico de Moel: "Ik word verdacht van slavendrijven!"

Ik ben zojuist verhoord door de politie. Ik ben verdachte. Ik word verdacht van slavendrijven. De kwestie is van een paar jaar geleden. Ik deed toen zaken met een schoonmaakbedrijf. Dit bleek een achteraf een criminele organisatie te zijn, volgens de twee rechercheurs die mij vandaag ondervroegen. ...

trends Bier
Gaan algoritmes het bierassortiment bepalen?

Een team van 160 wetenschappers is bezig met het ontwikkelen van een algoritme wat klanten kan adviseren wat zij moeten bestellen. Brouwerijketen AB InBev kreeg de inspiratie voor dit idee vanuit de streamingwebsite Netflix. Netflix beveelt kijkers nieuwe series en films aan door middel van het verz...

Lunch
Bagels & Beans is het Beste Restaurant van De Vegetarische Restaurantweek

Niet minder dan 531 restaurants namen deel aan de tweede editie van De Vegetarische Restaurantweek die vorige week plaatsvond. Gasten konden gedurende de week een stem uitbrengen op het beste vegetarische restaurant. Bagels & Beans deed mee met drie speciale vegetarische menu’s en wist daa...

Chefs F&B
Roel Oostrum nieuwe executive chef van Blooming in Bergen

Het zaadje werd geplant toen hij als souschef de keuken van Blooming betrad. Nu, jaren later, bloeit er iets heel moois. Vanaf heden is Roel Oostrum de nieuwe executive chef van Blooming in Bergen. Blooming bestaat uit drie unieke locaties: Blooming hotel, Landgoed Het Hof en strandpaviljoen Bloomin...

Opening Restaurant
Bar-restaurant IJver opent zomer 2019

In de zomer van 2019 opent IJver haar deuren in de voormalige Scheepsbouwloods op de NDSM-werf in Amsterdam-Noord. Er wordt hard gewerkt aan dit robuuste restaurant met een eigenzinnige menu- en drankenkaart. Op deze iconische locatie met een groot binnen- en buitenterras kunnen gasten staks geniete...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: