Software voor personeelsplanning wordt steeds vaker gebruikt in de horeca. In Excel werken is een tijdrovende bezigheid, dus het werken met personeelsplanningssoftware levert niet alleen tijd – en dus ook geld – op, maar het bevordert ook de interactie tussen je personeelsleden. Hoe dat laatste werkt, lees je straks.
In de gangbare pakketten vind je werkroosters, urenregistratie, verlofregistratie, plus- en minuren, rapportages en talloze mogelijkheden tot integratie. Bijna altijd is het mogelijk om met een app te werken, waardoor het personeel zelf de uren en roosters kan bijhouden, verlof kan aanvragen en zelfs coronaproof kan inklokken door middel van triage.
Het voordeel van een online rooster is, dat alle aanpassingen direct zichtbaar zijn voor iedereen en aanpassingen door middel van pushberichten gedeeld kunnen worden. Bovendien kan een rooster gemaakt worden op basis van vaardigheden, zodat je altijd met een capabel team op de vloer staat. Als werkgever kun je voorspellingen doen op basis van loonkosten en productiviteit, zodat je tijdig bij kunt sturen en inzicht hebt in de effectiviteit van je team en het rooster. De software kan vaak ook gekoppeld worden met je salarisadministratie.
Op een leuke manier inwerken en blijven leren
Voor het personeel is het werken met de software een uitkomst, want zij kunnen open shifts inzien en zich daarop inschrijven en onderling van shift wisselen (vaak moet dat dan wel goedgekeurd worden door een manager). In de horeca is het niet ongebruikelijk dat er vrij vaak personeelswisselingen plaatsvinden en dat er veel (jonge) personeelsleden in het bestand zitten. De horeca is altijd al populair als bijbaan voor studenten, dus heel veel fulltimers zijn er niet in de meeste (grotere) horecazaken. Daarom is het belangrijk dat je op een efficiënte manier je personeel inwerkt, en hoe kan dat beter dan met de software die je tot je beschikking hebt? Er is software waar je online inwerkschema’s en quizzen beschikbaar kunt stellen voor je personeel. Dit verhoogt de betrokkenheid en ‘gamification’ van leerstof is tegenwoordig heel populair en bewezen effectief. Als manager of ondernemer kun je de vaardigheden en progressie bij je werknemers monitoren en daarop actie ondernemen, zoals het toekennen van een hogere functie wanneer een module met succes is afgesloten.
Sociaal platform creëren
Een van de meest bijzondere functies die mogelijk zijn, is de mogelijkheid om een sociaal platform voor je horecazaak te bouwen en onderhouden. Binnen het platform kun je chatgroepen voor je teams maken, bekijken wie de verstuurde mededelingen heeft gelezen en herinneringen sturen. Je kunt er bijvoorbeeld ideeën voor een teamuitje in bespreken, een meeting op afstand organiseren en de sociale samenhang bevorderen. Je kunt ook een nieuwsbrief maken en de mogelijkheid geven om te reageren op berichten. Dat kan met een tekstberichtje, maar ook met foto’s of een filmpje. Bij verschillende aanbieders is het mogelijk om met een of meerdere personeelsleden tegelijkertijd te communiceren via het platform. Bij een zaak waar veel studenten parttime werken, is het niet ondenkbaar dat verschillende personeelsleden elkaar weinig of zelfs nooit zien. Op deze manier creëer je een hecht team, zelfs op afstand!
Inklokken en HR
Inklokken is iets dat in de meeste horecazaken gangbaar is. Dit kan met de software op de vloer, vaak met een tablet. Bij sommige programma’s kan dit zelfs met een vingerafdrukscanner. Je kunt dus zien wie er op dat moment aanwezig zijn en de bewuste werknemer(s) op afstand een berichtje sturen. De urenbriefjes worden nooit meer vergeten en de gewerkte uren staan automatisch in je systeem. Waar je vroeger misschien wel de halve dag aan het mailen was, is alles nu in een uurtje geregeld. Dat geeft je rust en ruimte om je zaak verder te professionaliseren en je bedrijfsvoering helemaal op orde te krijgen.
Op het gebied van HR bieden de systemen ook mogelijkheden om HR-processen volgens de geldende normen efficiënt in te richten. Cao’s in Nederland, en regels voor inhouding van loonheffingen en werknemersverzekeringen, worden automatisch up-to-date gehouden en gekoppeld aan de juiste medewerkers. Met één druk op de knop verstuur je alle gepersonaliseerde salarisstroken digitaal of in hardcopy naar je medewerkers; geheel conform de cao. Arbeidsvoorwaarden heb je altijd ter beschikking en ook verlof en verzuim zijn inzichtelijk.
In de praktijk
Onlangs bezochten we Lisette de Jong, eigenaresse van twee vestigingen van lunchconcept The Blueberry in Amersfoort. Zij is behoorlijk ver op het vlak van digitalisering en maakt de overstap naar een nieuw systeem: “Ik heb een kwalificatiesysteem bedacht, zodat mensen kunnen doorgroeien binnen het bedrijf. Als je die mogelijkheid niet biedt, dan kun je je personeel minder goed aan je binden”, vertelt Lisette. “We hebben verschillende niveaus, van starter, dat is iemand die ingewerkt wordt, tot junior medewerker, senior medewerker, team leader en store manager. Bij elke functie hoger hoort een hoger salaris, maar ook meer competenties en verantwoordelijkheden. We werken met verschillende systemen, waarvan we er enkele zelf hebben ontwikkeld, zoals lijsten die afgetekend kunnen worden. Deze integreren we in een nieuw systeem waar we binnenkort mee gaan werken. In dat systeem kunnen personeelsleden ook een quiz maken om hun kennis te testen. Heel leuk, maar vooral motiverend met het oog op kennisvergaring en de motivatie om door te groeien. Natuurlijk, er zijn mensen die op het senior-niveau blijven hangen, maar ook dat is prima, zeker als het een leuke bijbaan voor je is.”
Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Digitaal Ondernemen. Meer artikelen lees je via deze link.
