7 redenen waarom uw administratie digitaal moet

1 december 2020 | Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp

Digitaliseren is de afgelopen jaren een enorme trend. Alles moet tegenwoordig online en in de cloud. Daarnaast streven veel bedrijven naar een clean desk of een paperless office. Maar wat is er eigenlijk mis met een papieren administratie?

Veel ondernemers werken nog met mappen. Inkomende facturen in de ene, uitgaande in de andere map. Elk jaar gaan de mappen naar de boekhouder of accountant voor de jaarstukken en belastingaangiftes. Dat werkt op zich prima, maar u doet zichzelf wel tekort, want de financiële administratie kan sneller, beter en makkelijker!

7 redenen om nú digitaal te gaan werken

Raak niets meer kwijt

Minder kans op fouten

Minder fysieke opslagruimte

Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

Krijg sneller betaald

Beter voor het milieu

1.    Raak niets meer kwijt

Bonnetjes kwijtraken, het overkomt iedereen wel eens. In een digitale administratie vindt u onmiddellijk wat u zoekt. Het is wel handig om alle inkomende facturen meteen te scannen en in te lezen. Dan heeft u alle gegevens gelijk digitaal.

2.    Minder kans op fouten

Wanneer u al uw financiële gegevens digitaal heeft, maakt u niet meer zo snel een vergissing bij het overtikken van een naam of rekeningnummer. Indien u uw administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma, zijn veel gegevens automatisch opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.

3.    Minder fysieke opslagruimte

U kunt de archiefkasten met mappen gedag zeggen. De financiële administratie staat gewoon in de cloud. Daar kunt u het onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. De documenten staan veilig online. Het enige wat u hoeft te doen, is voor een goede beveiliging te zorgen, bijvoorbeeld door middel van sterke wachtwoorden en tweestapverificatie. Het wordt ook veel makkelijker om uw administratie lang genoeg te bewaren: het kost u immers geen fysieke opslagruimte.

4.    Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Als de financiële administratie digitaal is, ziet u altijd in één overzicht hoeveel geld er binnenkomt en er uitgaat. U kunt uw bedrijf dan ook sneller bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

In een digitale administratie die in de cloud hangt, kunt u altijd bij. U kunt er ook tegelijk met anderen in werken én real-time zien wat zij doen. Ook is het handig als u even iets wilt opzoeken en op een andere locatie bent. Dankzij internet heeft u uw financiële administratie altijd bij u.

5.    Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

U kunt verschillende bedrijfsprogramma’s koppelen wanneer u digitaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en het kassasysteem. Het geeft veel meer overzicht in uw bedrijf.

Uw boekhouder of accountant is minder tijd kwijt aan het doorspitten van de financiële administratie en het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiftes.

Vooral als u hetzelfde online boekhoudprogramma gebruikt, gaat dit een stuk efficiënter. Dit betekent dat uw boekhouder of accountant meer tijd heeft om u van advies te voorzien, voor hetzelfde geld.

6.    Krijg sneller betaald

Als u uw facturen digitaliseert, kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden meteen te betalen met iDeal. Daardoor zullen veel van uw klanten rekeningen meteen voldoen. U heeft ook beter overzicht over wanneer betalingstermijnen verstrijken, u weet meteen wanneer u een herinnering kunt sturen, dit kan zelfs automatisch. Uit ervaring blijkt dat daardoor uw rekeningen sneller worden voldaan.

7.    Beter voor het milieu

Uw administratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en u heeft minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: klanten vinden het steeds belangrijker dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt.

Tip 1) Let wel met welke host u in zee gaat, in het kader van de privacy wetgeving kan het grote gevolgen hebben of uw gegevens binnen of buiten Europa zijn opgeslagen.

Tip 2) Ga na of uw host zorgt voor de beveiliging en back-up procedures of regel het zelf.

Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Digitaal Ondernemen. Meer artikelen lees je via deze link.

Over de auteurs: Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp zijn werkzaam bij Lentink De Jonge accountants & adviseurs.
Download hier gratis de whitepaper 'De 7 meestvoorkomende BTW fouten in de horeca + 3 tips om het te voorkomen'

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Mensen
JRE-Nederland gaat samenwerken met Maxxium, Ninaber van Eyben en Chef's Farm

Op 13 januari j.l. was Restaurant Villa la Ruche in Voorburg de locatie waar Voorzitter Marko Karelse met trots namens het bestuur de overeenkomst tekende met de nieuwe JRE Partner Maxxium. Vanuit Maxxium was Etienne Hoek aanwezig om de overeenkomst te tekenen. Uiteraard werd er getoost op een mooie ...

Wet- en regelgeving Corona
Avondklok bij instemming Kamer van kracht; bezorgen mag

Het demissionair kabinet wil de verwachte avondklok in gaan voeren. Dat maakte premier Rutte op de persconferentie van woensdag 20 januari bekend. Donderdag 21 januari debatteert het kabinet over de invoering met de Tweede Kamer. Als de Kamer het besluit steunt, wordt de avondklok ingevoerd. De avon ...

Interview Longread
BookDinners: van reserveringsplatform naar online marketingpartner voor restaurants

Inmiddels is het platform van BookDinners bij veel restaurateurs bekend, maar niet iedereen weet dat de propositie van het bedrijf is verschoven. Niet alleen vanwege corona, vertelt Paul Wiertz van BookDinners: “Al in eind 2019 waren we bezig met ons nieuwe model, gericht op de ideale online g ...

Wet- en regelgeving Interview
Let op: wijzigingen in de wetgeving voor de horeca

Op het kantoor van Catch Legal werken juristen aan allerhande kwesties die betrekking hebben op bestuursrecht en omgevingsrecht. Binnen dit domein vallen veel zaken die voor horecaondernemers van belang zijn, want bijna alles waarbij je te maken krijgt met de overheid, valt hierbinnen. Van verbouwin ...

Financieel Horeca & Belasting
De 3 meest gebruikte ondernemingsvormen in de horeca

In het artikel ‘'Hoe wordt de winst van uw restaurant belast? Leer het hier!’ vertellen wij u alles over de belasting die u betaalt over de winst van uw horecaonderneming. Of u vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting moet betalen, is afhankelijk van de rechtsvorm waarmee u uw on ...

Economie Corona
2670 nieuwe horecaondernemingen sinds eerste lockdown

Coronacrisis of niet, het aantal horecaondernemingen stijgt. Sinds de eerste lockdown, in maart 2020, zijn er 2670 horecazaken bij gekomen. Hiermee heeft de verwachte kaalslag in de horeca dus niet plaatsgevonden. Cijfers van de Kamer van Koophandel (KvK) maken inzichtelijk dat er nu ruim 74.000 ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2021 - Uitgeverij PS

Uitgave door: