7 redenen waarom uw administratie digitaal moet

1 december 2020 | Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp

Digitaliseren is de afgelopen jaren een enorme trend. Alles moet tegenwoordig online en in de cloud. Daarnaast streven veel bedrijven naar een clean desk of een paperless office. Maar wat is er eigenlijk mis met een papieren administratie?

Veel ondernemers werken nog met mappen. Inkomende facturen in de ene, uitgaande in de andere map. Elk jaar gaan de mappen naar de boekhouder of accountant voor de jaarstukken en belastingaangiftes. Dat werkt op zich prima, maar u doet zichzelf wel tekort, want de financiële administratie kan sneller, beter en makkelijker!

7 redenen om nú digitaal te gaan werken

Raak niets meer kwijt

Minder kans op fouten

Minder fysieke opslagruimte

Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

Krijg sneller betaald

Beter voor het milieu

1.    Raak niets meer kwijt

Bonnetjes kwijtraken, het overkomt iedereen wel eens. In een digitale administratie vindt u onmiddellijk wat u zoekt. Het is wel handig om alle inkomende facturen meteen te scannen en in te lezen. Dan heeft u alle gegevens gelijk digitaal.

2.    Minder kans op fouten

Wanneer u al uw financiële gegevens digitaal heeft, maakt u niet meer zo snel een vergissing bij het overtikken van een naam of rekeningnummer. Indien u uw administratie bijhoudt met een boekhoudprogramma, zijn veel gegevens automatisch opgeslagen. Hierdoor verkleint de kans op menselijke fouten.

3.    Minder fysieke opslagruimte

U kunt de archiefkasten met mappen gedag zeggen. De financiële administratie staat gewoon in de cloud. Daar kunt u het onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. De documenten staan veilig online. Het enige wat u hoeft te doen, is voor een goede beveiliging te zorgen, bijvoorbeeld door middel van sterke wachtwoorden en tweestapverificatie. Het wordt ook veel makkelijker om uw administratie lang genoeg te bewaren: het kost u immers geen fysieke opslagruimte.

4.    Meer financieel inzicht en altijd toegankelijk

Als de financiële administratie digitaal is, ziet u altijd in één overzicht hoeveel geld er binnenkomt en er uitgaat. U kunt uw bedrijf dan ook sneller bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan.

In een digitale administratie die in de cloud hangt, kunt u altijd bij. U kunt er ook tegelijk met anderen in werken én real-time zien wat zij doen. Ook is het handig als u even iets wilt opzoeken en op een andere locatie bent. Dankzij internet heeft u uw financiële administratie altijd bij u.

5.    Minder tijd en kosten voor uw boekhouder of accountant

U kunt verschillende bedrijfsprogramma’s koppelen wanneer u digitaal werkt. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, gekoppeld aan bestellingen en het kassasysteem. Het geeft veel meer overzicht in uw bedrijf.

Uw boekhouder of accountant is minder tijd kwijt aan het doorspitten van de financiële administratie en het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiftes.

Vooral als u hetzelfde online boekhoudprogramma gebruikt, gaat dit een stuk efficiënter. Dit betekent dat uw boekhouder of accountant meer tijd heeft om u van advies te voorzien, voor hetzelfde geld.

6.    Krijg sneller betaald

Als u uw facturen digitaliseert, kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden meteen te betalen met iDeal. Daardoor zullen veel van uw klanten rekeningen meteen voldoen. U heeft ook beter overzicht over wanneer betalingstermijnen verstrijken, u weet meteen wanneer u een herinnering kunt sturen, dit kan zelfs automatisch. Uit ervaring blijkt dat daardoor uw rekeningen sneller worden voldaan.

7.    Beter voor het milieu

Uw administratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en u heeft minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: klanten vinden het steeds belangrijker dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt.

Tip 1) Let wel met welke host u in zee gaat, in het kader van de privacy wetgeving kan het grote gevolgen hebben of uw gegevens binnen of buiten Europa zijn opgeslagen.

Tip 2) Ga na of uw host zorgt voor de beveiliging en back-up procedures of regel het zelf.

Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Digitaal Ondernemen. Meer artikelen lees je via deze link.

Over de auteurs: Remco van der Veeke en Mr. Drs. Martin Klomp zijn werkzaam bij Lentink De Jonge accountants & adviseurs.
Download hier gratis de whitepaper 'De 7 meestvoorkomende BTW fouten in de horeca + 3 tips om het te voorkomen'

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Overig nieuws

Economie Achtergronden
Advies Belastingdienst aan horecaondernemers: verleng bijzonder uitstel van betaling

Is uw bijzonder uitstel van betaling afgelopen en kunt u nog niet aan uw nieuwe betalingsverplichtingen voldoen? Verleng dan uw bijzonder uitstel van betaling. Dat kan nog tot en met 30 juni. Afgelopen zaterdag ontvingen 60.000 ondernemers, waaronder uit de horecabranche, hierover een brief van de B ...

KHN Corona
KHN: uit eten met sneltest onbespreekbaar

De uitspraken van minister De Jonge over de rol van sneltesten in het openingsplan van het kabinet kunnen rekenen op stevige kritiek vanuit horecaondernemers. Zo wordt er mogelijk gesproken over versoepelingen, waarbij de horeca voor uit eten open mag met de inzet van sneltesten. Vooral het feit dat ...

Achtergronden
De Beren opent nieuw bezorgrestaurant in Breda

Bourgondische Bredanaars kunnen vanaf nu hun hart ophalen met het gloednieuwe Bezorgrestaurant De Beren Breda. De opening van de 27ste bezorgvestiging vond op maandag 3 mei 2021 plaats aan de Haagdijk 24. De Haagdijk is een ideale bezorglocatie, omdat vanaf deze centrale plek veel Bredase huishou ...

Economie Achtergronden
CBS: relatief veel horecabedrijven opgeheven

In het eerste kwartaal van 2021 werden zo’n 30,2 duizend bedrijven opgeheven, ruim 9 duizend minder dan in hetzelfde kwartaal het jaar ervoor. Bij 85 procent van de opheffingen ging het om bedrijven met één werkzame persoon. Er werden 4,7 duizend bedrijven met meer dan é&e ...

Achtergronden Corona
Kan de horeca eigenlijk wel open als het weer mag?

Als de horeca op een gegeven moment weer open mag, dan is het nog maar de vraag of elke horecagelegenheid dat ook kan. BNR Nieuwsradio ging op onderzoek uit en deed daarbij ook navraag hij KHN. Bij veel ondernemers ontbreekt het op dit moment aan financiële middelen om personeel te betalen of v ...

Interview Longread
Deze brasserie opent het terras niet: ''Het zet geen zoden aan de dijk''

Andrea de Lange is eigenaresse van Brasserie Jansen in Zwolle. De terrassen mogen weliswaar weer gedeeltelijk open, maar zij koos ervoor haar terras gesloten te houden. Een weloverwogen keuze, zo blijkt. “Als je kijkt naar alle administratie en de opstartkosten die daarbij komen kijken, dan he ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Ontvang wekelijks de nieuwsbrief!

Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2021 - Uitgeverij PS

Uitgave door: